Polityka prywatności

1. Wprowadzenie

W Minly traktujemy ochronę Twoich danych osobowych poważnie. Niniejsza polityka prywatności wyjaśnia, jak zbieramy, wykorzystujemy, przechowujemy i chronimy Twoje dane osobowe podczas korzystania z naszej platformy do zarządzania listą oczekujących dla placówek przedszkolnych.

Administratorem danych osobowych jest Adrian Dudek prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą „Weblix Adrian Dudek", ul. Pęckowskiego 2 lok. 2, 32-500 Chrzanów, NIP 6282213418, REGON 384695065, e-mail: kontakt@minly.pl, tel. +48 791 748 958 (dalej „Minly"). Przetwarzamy Twoje dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych, w tym RODO (Rozporządzenie UE o ochronie danych osobowych).

Role: administrator i podmiot przetwarzający

Minly jest administratorem danych kont placówek, danych rozliczeniowych, danych Firm w marketplace oraz danych użytkowników serwisu minly.pl. Natomiast w zakresie danych dzieci, rodziców i opiekunów oraz personelu, wprowadzanych do platformy przez placówkę, administratorem jest placówka, a Minly działa jako podmiot przetwarzający (procesor) w rozumieniu art. 28 RODO, wyłącznie na polecenie placówki. W tym zakresie żądania realizacji praw kieruj do swojej placówki; niniejsza polityka pełni wobec tych danych funkcję informacyjną.

Nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Gdyby okazało się to konieczne, nastąpi to wyłącznie na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO (np. standardowych klauzul umownych).

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących wobec Ciebie skutki prawne lub podobnie istotne.

2. Jakie dane zbieramy?

Zbieramy i przetwarzamy następujące rodzaje danych osobowych:

2.1 Dane placówki

• Nazwa i adres placówki
• NIP
• Dane kontaktowe (telefon, email)
• Dane do faktury

2.2 Dane personelu

• Imię, nazwisko i dane kontaktowe
• Adres email
• Stanowisko i rola w placówce
• Dane logowania (zaszyfrowane hasło)

2.3 Dane rodziców

• Imię, nazwisko i dane kontaktowe
• Adres email i numer telefonu
• Adres
• Relacja z dzieckiem (matka, ojciec, opiekun)

2.4 Dane dzieci

• Imię i nazwisko oraz data urodzenia dziecka
• Płeć
• Ewentualne relacje rodzeństwa
• Status na liście oczekujących i planowana data rozpoczęcia
• Przypisanie do grupy w placówce

2.5 Dane Firm w marketplace

• Dane rejestracyjne Firmy (nazwa, NIP, REGON)
• Dane kontaktowe (e-mail, telefon)
• Dane rozliczeniowe i transakcyjne (płatności za Usługi Płatne)
• Treść korespondencji prowadzonej przez skrzynkę Marketplace

2.6 Kontakt z firmą bez konta (zapytania gości)

Gdy wysyłasz zapytanie do firmy bez zakładania konta, przetwarzamy: nazwę placówki, NIP, adres e-mail, treść zapytania oraz opcjonalnie osobę kontaktową, telefon, miejscowość i województwo oraz preferowany termin. Podstawą przetwarzania jest podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy oraz nasz prawnie uzasadniony interes w umożliwieniu kontaktu z firmą i ochronie przed nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO). Dane wykorzystujemy do przekazania zapytania wybranej firmie, prowadzenia rozmowy w Minly, potwierdzenia autentyczności zapytania (weryfikacja adresu e-mail, moderacja) oraz zapobiegania spamowi i podszywaniu.

Jeśli później założysz konto placówki na ten sam potwierdzony adres e-mail, dotychczasowe rozmowy zostaną z nim powiązane, aby zachować ciągłość historii.

2.7 Dostęp administratora do rozmów

W celu zapewnienia bezpieczeństwa i moderacji (m.in. weryfikacji pierwszych zapytań gości oraz reagowania na zgłoszenia nadużyć) upoważnieni administratorzy Minly mogą uzyskać wgląd w treść rozmów w zakresie niezbędnym do tych celów. Każdy taki dostęp jest rejestrowany. Nie prowadzimy stałego, masowego monitoringu prywatnych rozmów.

3. Cel przetwarzania

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach:

• Administracja listą oczekujących i zapisami
• Komunikacja między placówką a rodzicami
• Codzienna działalność i planowanie w placówce
• Fakturowanie i administracja klientami
• Wsparcie i obsługa klienta
• Ulepszanie naszej platformy

4. Podstawa prawna przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe na następujących podstawach:

• W celu realizacji umowy: Przetwarzanie niezbędne do świadczenia naszych usług na rzecz placówki
• Na podstawie zgody: Gdy rodzice wyrazili zgodę na przetwarzanie ich danych
• Uzasadniony interes: W celu ulepszania naszych usług i zapobiegania nadużyciom
• Wymóg prawny: Gdy jesteśmy zobowiązani do przechowywania danych na mocy prawa

5. Przechowywanie i usuwanie

Przechowujemy Twoje dane osobowe tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane:

• Aktywne konta użytkowników: Tak długo, jak konto jest aktywne
• Dane z listy oczekujących: Do 2 lat po zapisaniu dziecka lub usunięciu z listy
• Dane do faktury: 5 lat zgodnie z przepisami o rachunkowości
• Po zakończeniu: Najpóźniej 30 dni po zakończeniu subskrypcji (chyba że prawo wymaga dłuższego przechowywania)

6. Udostępnianie danych

Udostępniamy Twoje dane osobowe wyłącznie:

• Placówkom: W których rodzice zapisali dzieci na listę oczekujących
• Podmiotom przetwarzającym: Dostawcom usług, którzy pomagają nam świadczyć usługi (np. hosting, email)
• Organom władzy: Tylko gdy jesteśmy do tego prawnie zobowiązani
• Operatorowi płatności: Krajowy Integrator Płatności S.A. (Tpay), plac Andersa 3, 61-894 Poznań, w zakresie niezbędnym do realizacji płatności za Usługi Płatne w marketplace. Tpay jest odrębnym administratorem danych transakcyjnych.

Nigdy nie sprzedajemy Twoich danych osobowych osobom trzecim. Wszyscy nasi podwykonawcy są zobowiązani umowami o przetwarzanie danych, które zapewniają bezpieczne i zgodne z prawem przetwarzanie Twoich danych.

7. Bezpieczeństwo

Stosujemy najlepsze w branży techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu ochrony Twoich danych osobowych przed nieautoryzowanym dostępem, zmianą, ujawnieniem lub usunięciem:

• Szyfrowanie podczas przesyłu: Cała komunikacja jest szyfrowana przy użyciu TLS 1.3 - najnowszego i najbezpieczniejszego standardu transmisji
• Szyfrowanie AES-256 danych wrażliwych: Dane zdrowotne, takie jak alergie, leki i choroby, są szyfrowane przy użyciu AES-256-CBC - tego samego standardu szyfrowania, który stosują banki i instytucje rządowe. Nawet w przypadku nieautoryzowanego dostępu do bazy danych dane te pozostają nieczytelne
• Kontrola dostępu: Dostęp oparty na rolach zapewnia, że użytkownicy widzą tylko odpowiednie dane
• Izolacja placówek: Dane każdej placówki są całkowicie oddzielone od innych placówek
• Regularne aktualizacje bezpieczeństwa: System jest na bieżąco aktualizowany o najnowsze poprawki bezpieczeństwa
• Szyfrowane kopie zapasowe: Codzienne kopie zapasowe z pełnym szyfrowaniem i przechowywaniem w UE
• Hosting w UE: Wszystkie dane są hostowane na bezpiecznych serwerach w Niemczech

Czym jest AES-256? AES-256 (Advanced Encryption Standard) to najbardziej niezawodny standard szyfrowania na świecie, zatwierdzony przez amerykańską NSA do informacji niejawnych. Nawet najszybsze komputery potrzebowałyby miliardów lat, aby złamać to szyfrowanie.

8. Twoje prawa

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu: Możesz poprosić o wgląd w dane osobowe, które posiadamy na Twój temat
• Prawo do sprostowania: Możesz poprosić o poprawienie nieprawidłowych danych
• Prawo do usunięcia: Możesz poprosić o usunięcie swoich danych (z pewnymi wyjątkami)
• Prawo do ograniczenia: Możesz poprosić o ograniczenie przetwarzania swoich danych
• Prawo do przenoszenia danych: Możesz poprosić o przekazanie swoich danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego
• Prawo do sprzeciwu: Możesz sprzeciwić się niektórym formom przetwarzania
• Prawo do wycofania zgody: Gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody

Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami pod adresem kontakt@minly.pl.

9. Pliki cookie

Używamy plików cookie i podobnych technologii, aby poprawić Twoje doświadczenie na naszej platformie. Obejmują one:

• Niezbędne pliki cookie: Wymagane do działania platformy (np. sesja logowania)
• Funkcjonalne pliki cookie: Zapamiętują Twoje preferencje (np. tryb ciemny/jasny)
• Analityczne pliki cookie (za zgodą): Używamy Matomo do analizy ruchu i ulepszania serwisu. Domyślnie analityka działa bez plików cookie; pliki cookie Matomo są używane dopiero po wyrażeniu zgody w banerze cookie i można je w każdej chwili wycofać
• Marketingowe pliki cookie (za zgodą): Używamy Meta Pixel (Facebook/Instagram) do pomiaru skuteczności działań i docierania z informacją o Minly do właściwych odbiorców. Pixel uruchamia się dopiero po wyrażeniu zgody w banerze cookie i nie zbiera danych przed jej udzieleniem; zgodę możesz w każdej chwili wycofać

Analityczne i marketingowe pliki cookie są opcjonalne i domyślnie wyłączone: uruchamiają się dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody w banerze cookie. W ramach Meta Pixel dane o zdarzeniach na stronie (np. odwiedziny, założenie konta firmy) mogą być przekazywane do Meta Platforms Ireland Ltd., wyłącznie po Twojej zgodzie i w celu pomiaru oraz kierowania reklam. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać w ustawieniach cookie lub czyszcząc dane witryny w przeglądarce.

10. Zmiany w polityce prywatności

Możemy od czasu do czasu aktualizować niniejszą politykę prywatności. W przypadku istotnych zmian poinformujemy naszych klientów drogą mailową lub poprzez powiadomienie na platformie. Najnowsza wersja będzie zawsze dostępna na tej stronie.

11. Kontakt i skargi

Jeśli masz pytania dotyczące naszego przetwarzania danych osobowych lub chcesz skorzystać ze swoich praw, możesz się z nami skontaktować:

Minly
Email: kontakt@minly.pl

Masz również prawo złożyć skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uważasz, że nie przetwarzamy Twoich danych osobowych prawidłowo:

Urząd Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa
Telefon: 22 531 03 00
Email: kancelaria@uodo.gov.pl
Strona: www.uodo.gov.pl